3. Общаться как можно больше
Что касается вашего общения с пользователями, то его никогда не бывает слишком много. Знайте, что даже маленькие изменения в системе, которые вам кажутся практически незаметными, могут совершенно сбить с толку работника из отдела кадров.
Методы общения с пользователями могут разниться в зависимости от организации. В некоторых используют электронную почту; в других — внутренний веб-сайт. Могут также применяться группы новостей или IRC. Где-то будет достаточно листка, прикреплённого к доске объявлений в комнате отдыха. В любом случае, используйте те методы, которые лучше всего работают в вашей организации.
Вообще, при написании сообщений, лучше следовать такому плану:
Рассказывайте пользователям что вы собираетесь делать
Рассказывайте пользователям что вы делаете
Рассказывайте пользователям что вы сделали
Давайте теперь детальнее рассмотрим эти шаги.
3.1. Рассказывайте пользователям что вы собираетесь делать
Сделайте пользователям достаточное количество предупреждений перед тем, как что-либо делать. Конкретное число необходимых предупреждений зависит от события (обновление операционной системы требует больше предупреждений, нежели изменение цвета по-умолчанию окна регистрации в системе) и от самих пользователей (технически более подготовленные пользователи быстрее адаптируются к изменениям, чем пользователи с минимальным наборот технических навыков).
Как минимум вы должны описать:
Суть изменений
Когда они произойдут
Почему это происходит
Приблизительно сколько этой займёт времени
Изменения (если есть), с которыми столкнутся пользователи
Контактная информация для вопросов и предложений
Предположим такую ситуацию: отдел бухгалтерского учёта испытывает трудности с сервером базы данных, который временами очень медленно работает. Вы планируете остановить сервер, заменить процессорный модуль на более мощный и загрузить систему. После этого, вы переместите саму базу данных на более быстрый RAID-массив. Вот возможное сообщение об этой ситуации:
Останов системы запланирован на вечер пятницы
В пятницу, начиная с 18:00 (полночь для наших коллег в Берлине), все бухгалтерские приложения будут недоступны в течении, приблизительно, четырёх часов.
В это время будут вносится изменения в аппаратную и программную части сервера баз данных бухгалтерии. Эти изменения должны будут значительно уменьшить время, необходимое для запуска программ Кредиторская задолженность, Дебиторская задолженность и генерации недельного балансового отчёта.
Большинство пользователей не должны заметить никаких изменений, кроме увеличения скорости работы. Однако, те пользователи, которые написали собственные SQL-запросы, должны учитывать, что будут внесены изменения в схему некоторых индексов. Эти изменения задокументированы на внутреннем веб-сайте, в разделе "Бухгалтерия".
Если у вас есть вопросы, комментарии или предложения обращайтесь в отдел системного администрирования по тел. 4321.
Несколько пунктов, которые стоит отметить:
Сообщайте соответствующем образом о времени начала и длительности всех остановов, которые необходимы для внесения изменений.
Всегда указывайте время предстоящих изменений так, чтобы все пользователи поняли его однозначно, независимо от того, где они находятся.
Используйте выражения, понятные пользователям. Их не интересует, что новый процессор имеет частоту 2ГГц и вдвое больший кэш второго уровня, или что база данных будет перенесена на массив RAID 5.
3.2. Рассказывайте пользователям что вы делаете
Этот шаг, в основном, является последним предупреждением о предстоящем событии; по существу, это должно быть краткое повторение первого сообщения, но с подчёркнутым приближающимся сроком события ("Обновление системы будет выполнено СЕГОДНЯ ВЕЧЕРОМ"). Также это хорошее место для ответов на любые вопросы, которые вы получили после первого сообщения.
Развивая наш случай из предыдущего раздела, приводим пример последнего предупреждения:
Останов системы запланирован сегодня вечером
Напоминание: Останов системы, анонсированный в понедельник будет выполнен, как и запланирован, сегодня в 18:00 (полночь для берлинского офиса). Детальное сообщение про останов системы находится на внутреннем веб-сайте, в разделе "Системное администрирование".
Несколько человек спрашивали, нужно ли раньше закончить работу, чтобы провести архивацию данных до останова системы. Это не нужно, поскольку выполняемые работы не затронут данные, находящиеся на ваших персональных рабочих станциях.
Напоминаем, что те из вас, кто написал свои SQL-запросы возможно будут должны внести в них изменения, поскольку изменятся схемы некоторых индексов. Изменения задокументированы на внутреннем сайте компании, в разделе "Бухгалтерия".
Ваши пользователи предупреждены; теперь вы можете приниматься за работу.
3.3. Рассказывайте пользователям что вы сделали
После того, как вы закончили вносить изменения в систему, вы должны сообщить пользователям что именно вы сделали. Опять таки, это сообщение должно резюмировать предыдущие сообщения (всегда найдётся кто-то, их не читавший).[1]
Однако, есть важное дополнение, которое вы должны сделать. Нужно обязательно сообщить пользователям текущее состояние. Прошло ли обновление так, как планировалось? Хватило ли пространства на сервере для данных бухгалтерии или на нём разместились только данные технического отдела? Все эти вопросы должны быть раскрыты в сообщении.
Если текущее состояние системы отличается от запланированного, то конечно вы должны чётко сказать об этом и описать, что будет (если будет) сделано в дальнейшем для достижения ранее запланированных целей.
В нашем случае, при выполнении работ администратор столкнулся с проблемами. Новый процессорный модуль не заработал; после звонка к производителю оказалось, что для замены на месте необходим специальный модуль. Миграция базы данных на RAID-массив прошло успешно (хотя и заняло больше времени чем планировалось, из-за проблем с процессорным модулем).
Вот возможное объявление:
Останов системы завершён
Останов системы запланированный на вечер пятницы (объявление можно найти в разделе "Системное администрирование" на внутреннем веб-сайте компании) завершён. К сожалению, проблемы с аппаратным обеспечением не позволили выполнить одну из запланированных задач. В связи с этим, остальные задачи заняли больше времени, чем запланированные четыре часа. Системы были запущены в рабочий режим в полночь (для берлинского офиса — в субботу, 6 утра).
Из-за неразрешённых проблем с аппаратным обеспечением, производительность программ и отчётов хотя и увеличится, но запланированного значения не достигнет. Как только будут решены проблемы не позволившие выполнить обновление аппаратного обеспечения, будет запланирован и анонсирован повторный останов системы.
Обратите внимание, что были внесены изменения в индексы баз данных; пользователи, написавшие собственные SQL-запросы, должны просмотреть раздел "Бухгалтерия" на внутреннем веб-сервере компании.
Если у вас есть вопросы обращайтесь в отдел системного администрирования по тел. 4321.
Получив такое сообщение, ваши пользователи будут обладать достаточным количеством информации для продолжения работы и знать, как внесённые изменения на повлияют на их работу.
Примечание[1] Посылайте сообщение сразу же после завершения работ, до того, как отправиться домой. Если вы уже вышли из офиса, очень просто забыть и оставить пользователей в неведении относительно возможности использовать систему.